הערב מול האקסל
סוף החודש. יש קופסה או מגירה עם קבלות, רואה החשבון מבקש את ההוצאות, ומישהו צריך להקליד: תאריך, ספק, סכום, מע"מ. קבלה אחרי קבלה. זה לא קשה, זה פשוט אוכל ערב שלם, ובדרך נופלות טעויות.
כלי AI יודעים לקרוא תמונה של קבלה. אם נותנים להם הוראות מדויקות, הם בונים טבלה מסודרת, ומסמנים בעצמם את מה שלא הצליחו לקרוא, במקום לנחש.
הפקודה: מעתיקים ומדביקים
מדביקים בשיחה חדשה, יחד עם התמונות של הקבלות. את הקטגוריות אפשר לשנות לפי העסק שלכם.
אני מצרף תמונות של קבלות וחשבוניות של העסק שלי. בנה לי טבלה אחת, שורה לכל קבלה, עם העמודות: תאריך | שם הספק | סכום כולל | מע"מ | סכום לפני מע"מ | קטגוריה (חומרים, דלק, ציוד, שירותים, אחר) | מספר קבלה כללים: 1. אם משהו לא קריא או שאתה לא בטוח בו, כתוב "לבדוק" בתא, והוסף בסוף השורה את המילה "לבדוק" גם בעמודה נפרדת בשם "הערה". אם אתה יכול לצבוע את השורה בצהוב, צבע. 2. אל תנחש סכומים. אם לא רואים סכום בבירור, כתוב "לבדוק". 3. אם אותה קבלה מופיעה פעמיים, סמן "כפולה?". 4. בסוף הטבלה, תן סך הכל לכל קטגוריה. 5. תן לי את הטבלה בפורמט שאפשר להדביק ישר לאקסל או לגוגל שיטס.
איך מצלמים קבלה שהכלי יקרא
רוב הטעויות מתחילות בתמונה, לא בכלי. חצי דקה של תשומת לב בצילום חוסכת את רוב השורות הצהובות:
- מניחים את הקבלה על משטח שטוח וכהה, ומיישרים קמטים.
- אור יום או אור חזק מלמעלה, ובלי צל של הטלפון על הסכום.
- מצלמים ישר מלמעלה, כשכל הקבלה בתוך התמונה, כולל התאריך והסכום בתחתית.
- קבלה אחת בכל תמונה. קבלה ארוכה מצלמים בשני חלקים.
- קבלות תרמיות דוהות עם הזמן. מצלמים ביום שמקבלים אותן, לא בסוף החודש.
איך משתמשים, בארבעה צעדים
- פותחים שיחה חדשה ומעלים את התמונות. אם הכלי לא מקבל את כולן בבת אחת, מעלים בכמה סבבים באותה שיחה, וכותבים בסוף "עכשיו תבנה את הטבלה".
- מדביקים את הפקודה. מקבלים טבלה, שורה לכל קבלה.
- בודקים רק את מה שמסומן "לבדוק" או "כפולה?". פותחים את הקבלה עצמה ומתקנים. לא צריך לעבור על כל הערימה.
- מעתיקים את הטבלה לאקסל או לגוגל שיטס. אם הצבע הצהוב לא עבר, מסננים לפי המילה "לבדוק".
לפני ואחרי
לפני: ערימה של קבלות במגירה, וערב שלם של הקלדה.
אחרי: טבלה כזו, תוך דקות. שורה אחת צהובה, כי הסכום בקבלה דהה, ורק אותה בודקים.
| תאריך | ספק | סכום כולל | מע"מ | לפני מע"מ | קטגוריה |
|---|---|---|---|---|---|
| 12.10 | תחנת דלק | 236.00 | 36.00 | 200.00 | דלק |
| 13.10 | חומרי בניין | 590.00 | 90.00 | 500.00 | חומרים |
| 15.10 | בית דפוס | לבדוק | לבדוק | לבדוק | שירותים |
| 17.10 | ציוד משרדי | 118.00 | 18.00 | 100.00 | ציוד |
ספקים וסכומים לדוגמה. בטבלה האמיתית יש גם עמודה של מספר קבלה, וסיכום לכל קטגוריה בסוף.
רוצים שזה ירוץ אצלכם לבד?
מה שעשיתם עכשיו חוסך את ההקלדה, אבל עדיין צריך לזכור לצלם, להעלות ולהדביק. כשאני בונה את זה לעסק, זה נראה ככה:
- מצלמים קבלה ושולחים אותה בוואטסאפ, וזהו. היא נכנסת לגיליון לבד.
- חשבוניות שמגיעות במייל מספקים נכנסות לאותו גיליון, בלי לצלם כלום.
- אתם רואים רק את השורות שצריך לבדוק, וקבלות כפולות מסומנות מראש.
- בסוף החודש מחכה קובץ מסודר, עם התמונות, מוכן להעברה לרואה החשבון.
מעדיפים קודם להכיר? יש שאלון קצר של דקה, ואחריו שיחה של 20 דקות.